Monelle taloyhtiölle isännöitsijän vaihtaminen voi tuntua hankalalta ja työläältä ajatukselta. Siksi isännöitsijää saatetaan pitää pitkään, vaikka yhteistyössä olisi kehitettävää. Todellisuudessa isännöitsijän vaihtaminen on selkeä prosessi, kun sen eri vaiheet tunnetaan. Tämän oppaan avulla esittelemme, miten isännöitsijän vaihtaminen tapahtuu viidessä yksinkertaisessa vaiheessa.
1. Päätöksen tekeminen
Ensimmäinen askel on taloyhtiön hallituksen päätös selvittää uusia isännöintivaihtoehtoja. Usein tähän johtaa tyytymättömyys nykyiseen isännöintiin: kommunikaatiovaikeudet, asioiden hidas eteneminen tai kustannusten epäselvyys ovat tyypillisiä syitä.
Hallitus voi ottaa asian esille yhtiökokouksessa, jossa osakkaiden mielipiteitä kuullaan. On tärkeää keskustella, mitä odotuksia uudelle isännöitsijälle on ja miten taloyhtiön tarpeet muuttuvat tulevaisuudessa. Koko hallituksen sitoutuminen prosessiin varmistaa, että päätös on yksimielinen ja hyvin perusteltu.
2. Tarjouspyyntöjen laatiminen ja toimittaminen
Kun päätös vaihtamisesta on tehty, seuraava vaihe on kartoittaa isännöintiyritykset ja pyytää tarjouksia. Hyvä tarjouspyyntö on selkeästi laadittu ja sisältää seuraavat asiat:
- Mitä palveluita halutaan sisällyttää perushintaan.
- Mitkä palvelut hinnoitellaan erikseen.
- Millaisia referenssejä yrityksellä on vastaavista taloyhtiöistä.
- Miten isännöitsijä hoitaa viestinnän ja yhteistyön hallituksen kanssa.
Taloyhtiön kannattaa vertailla useita tarjouksia. Kiinnittäkää erityisesti huomiota hinnoittelun läpinäkyvyyteen ja siihen, vastaavatko palvelut taloyhtiön tarpeita. Hyvin laadittu tarjouspyyntö auttaa yrityksiä tarjoamaan oikeanlaisia ratkaisuja.
3. Haastattelut ja valinta
Tarjouksista 2–3 parasta valitaan jatkoon, ja isännöintiyritykset kutsutaan esittelyyn. Tässä vaiheessa taloyhtiön hallitus pääsee tutustumaan ehdokkaisiin tarkemmin ja esittämään kysymyksiä, jotka liittyvät yrityksen toimintatapoihin ja osaamiseen.
Kannattaa varmistaa esimerkiksi seuraavat asiat:
- Onko tarjouksen isännöitsijä se, joka todella hoitaa taloyhtiönne asioita?
- Kuinka yritys huolehtii viestinnästä osakkaiden ja asukkaiden kanssa?
- Miten yritys tukee hallitusta esimerkiksi suurissa korjaushankkeissa?
Valintaprosessissa on myös tärkeää kiinnittää huomiota yrityksen referensseihin ja asiakaspalautteisiin. Parhaan mahdollisen valinnan varmistamiseksi hallitus voi tehdä pisteytysjärjestelmän, jossa eri tarjouksia vertaillaan objektiivisesti.
4. Sopimuksen allekirjoittaminen ja irtisanominen
Kun uusi isännöitsijä on valittu, seuraava askel on sopimuksen laatiminen. Samalla nykyinen sopimus irtisanotaan. Useimmissa tapauksissa irtisanomisaika on kolme kuukautta, joten tämä kannattaa huomioida aikataulussa.
Sopimusta allekirjoitettaessa kannattaa varmistaa, että kaikki palvelut on kirjattu selkeästi ja ettei sopimuksessa ole epäselväksi jääviä kohtia. Taloyhtiön hallituksen tulisi myös keskustella siirtymävaiheesta, jotta kaikki tiedot ja vastuut siirtyvät sujuvasti uudelle isännöitsijälle.
5. Siirtymävaihe ja aloitus
Viimeinen vaihe on siirtymävaiheen toteutus. Tämän aikana varmennetaan, että kaikki taloyhtiön asiakirjat, talousraportit ja muut tarvittavat tiedot siirtyvät uudelle isännöitsijälle. Taloyhtiön hallituksen kannattaa myös tiedottaa asukkaita isännöitsijän vaihdoksesta ja sen aikataulusta.
Siirtymävaiheen onnistumisen kannalta on tärkeää, että uusi isännöitsijä aloittaa tehtävänsä proaktiivisesti ja yhteistyö hallituksen kanssa alkaa heti. Taloyhtiön kannattaa esittää kaikki kysymykset ja huomiot avoimesti, jotta mahdolliset haasteet ratkeavat nopeasti.