Huoneistotietojärjestelmän kehityksessä siirrytään toiseen vaiheeseen (HTJ2) – tässä blogitekstissä on koottu tärkeimmät muutokset ja niiden vaikutukset asunto-osakeyhtiössä.
Mikä huoneistotietojärjestelmä?
Huoneistotietojärjestelmä (HTJ) on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen rekisteri, johon kerätään tiedot asunto-osakkeiden omistuksista, panttauksista sekä taloyhtiöiden rakenteellisista tiedoista sähköisessä muodossa. Järjestelmä korvaa paperiset osakekirjat ja tehostaa osakekauppoja ja hallintoa.
Miksi huoneistotietojärjestelmä on hyvä juttu taloyhtiöille?
Huoneistotietojärjestelmä on suurin hallinnollinen muutos taloyhtiökentässä vuosikymmeniin ja se tuo mukanaan merkittäviä hyötyjä. Järjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta. Tiedot huoneistojen ominaisuuksista, omistuksista ja hallintaoikeuksista ovat sähköisessä muodossa, mikä helpottaa taloyhtiöiden, isännöitsijöiden, kiinteistövälittäjien, rahoituslaitosten ja julkishallinnon työtä.
Aiemmin asunto-osakeyhtiöiden omistustietojen ylläpito osakeluettelossa oli yhtiöiden itsensä vastuulla. Huoneistotietojärjestelmän ensimmäisen vaiheen myötä tämä tieto on siirtynyt Maanmittauslaitoksen ylläpitämään sähköiseen rekisteriin, josta tiedot saadaan liikkumaan esimerkiksi isännöintijärjestelmään rajapintaa pitkin. Jo tämä muutos helpottaa esimerkiksi isännöitsijätoimiston vaihtoa merkittävästi, sillä se vähentää jo nyt käsin tehtävää työtä. Samalla virheiden mahdollisuus pienenee.
Miinuspuolena on kuitenkin mainittava, että nykyinen huoneistotietojärjetelmä ottaa kantaa vain osakkeiden omistustietoon. Asuntokaupoissa sovitaan usein esimerkiksi vastikkeen maksuvelvollisuuden siirtymisestä tiettynä päivänä, eikä tätä tietoa saa HTJ:n kautta vaan käytännössä isännöitsijätoimisto tarvitsee edelleen kopion kauppakirjasta uusien vastikelaskujen toimittamista varten. Tältä osin uudistus on siis jäänyt vielä hieman piippuun.
Mitä toisessa vaiheessa tapahtuu?
Huoneistotietojärjestelmän toisessa vaiheessa kaikkien yli viiden huoneiston taloyhtiöiden on toimitettava järjestelmään seuraavat tiedot koneellisesti luettavassa muodossa huoneistotietojärjestelmän vaatimusten mukaisesti:
- Taloyhtiö- ja huoneistokohtaiset kunnossapito- ja muutostyötiedot
- Yhtiölainat ja vastikeperusteet
- Huoneistokohtaiset lainaosuudet ja vastikkeet
- Osakasmuutostyöt
- Hallituksen vuosittainen kunnossapitotarveselvitys
Käytännössä tämä tarkoittaa, että nykyiset tekstimuotoiset tiedot on muunnettava järjestelmään sopivaan, rakenteelliseen muotoon.
Kuka ilmoittaa taloyhtiön tiedot?
Isännöitsijä ilmoittaa tiedot järjestelmään taloyhtiön puolesta. Tietojen ilmoittaminen tehdään joko isännöintijärjestelmän rajapinnan kautta tai käsin suoraan Maanmittauslaitoksen käyttöliittymää käyttäen.
Millä aikataululla tapahtuu mitäkin?
Tiedonantovelvoite alkaa v. 2025 ja kunnossapito- ja muutostyötietojen siirtäminen tehdään 1.6.2025 – 30.6.2026 välillä. Lainatiedot pankeista siirretään 1.9.2025 – 30.11.2025 ja lainojen osakekohtaiset jyvitykset 1.12.2025 – 30.6.2026.
Aluksi tietoja voi siirtää vain rajapintaa pitkin, verkkoasiointipalvelu vanhojen kunnossapito- ja muutostyötietojen siirtämistä varten on avoinna 1.1.2026 – 30.6.2026. Taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötiedot ovat täysimittaisina huoneistotietojärjestelmässä näin ollen 1.7.2026 eteenpäin.
Kunnossapito- ja muutostöiden osalta on hyvä huomioida, että ne tulee viedä järjestelmään takautuvasti lakimuutoksen voimaantulosta eli 1.6.2023 lähtien. Myös tätä aiempia tietoja voi toimittaa, mutta siihen ei ole velvollisuutta. Varsinkin nämä aiemmat tiedot joudutaan siirtämään lähes poikkeuksetta käsityönä.
Vaikuttaako isännöitsijöiden tekemä ilmoitustyö taloyhtiön kustannuksiin?
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen ja asiakasyhtiöiden tietojen ilmoittaminen on isännöitsijätoimistoille aikaa vievää ja edellyttää sekä uusien järjestelmien käyttöä että manuaalista työtä. Siirtymisvaiheen jälkeen myös jatkuva ylläpito lisää ohjelmistokuluja ja työmäärää. Jo nyt taustalla työmäärää ja kustannuksia on kasvattanut:
- Järjestelmien kilpailutus ja vertailu
- Tietojen siirtäminen uuteen järjestelmään
- Käyttöönottokoulutukset
- Henkilöstön perehdyttäminen uusiin prosesseihin
- Mahdolliset rajapinta- ja lisenssimaksut
Jokainen alan toimija ratkaisee keinot täyttää uudet velvoitteet omista lähtökohdistaan, ja epäilemättä myös neuvottelee asiakasyhtiöidensä kanssa kustannuksista, mikäli työmäärän kasvaminen antaa tähän aihetta. Selvää on, että lyhyellä aikavälillä tietojen siirtäminen aiheuttaa tavallisesta poikkeavaa työtä kaikilla isännöintiyrityksillä, sekä myös omatoimisesti isännöintinsä hoitavilla taloyhtiöillä.
Meillä 10+ Isännöinnin puolella varautuminen HTJ2:n vaatimuksiin on aloitettu v. 2023 alkaen yhteistyöllä Talotuntijan kanssa (asiakasyhtiöiden kunnossapitotietojen ylläpito ja kunnossapitotarpeen suunnittelu) sekä nyt v. 2025 alkaen siirtymällä uuteen Avaa.io -isännöintijärjestelmään.
Näiden ohjelmistoratkaisujen myötä saamme rajapintoja pitkin siirrettyä sekä kunnossapito- ja muutostyötiedot, että yhtiön ja osakkeiden lainatiedot viranomaisrekisteriin. Tämä antaa hyvät valmiudet tulevaa varten, mutta työtä on meilläkin vielä jäljellä.